Registrierung als KMU

Eine Schere durchschneidet ein rotes Band

Der Zugang zu Horizont 2020 läuft online über das Teilnehmerportal der Europäischen Kommission. Um Anträge einreichen zu können, muss sich dort jede Einrichtung registrieren. Außerdem können kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ihren KMU-Status validieren. Auf dieser Seite erhalten Sie Hinweise zu den hierbei am häufigsten auftretenden Fragen.

Antragsteller, die sich für Ausschreibungen aus Horizont 2020 bewerben, benötigen dafür einen PIC, den Participant Registration Code.

Zur Erlangung des PIC muss der/die Registrierende zunächst einen persönlichen Zugang ("external account") zum Teilnehmerportal erstellen. Die Registrierung erfolgt mit Hilfe des European Commission Authentication Service (ECAS).

Im nächsten Schritt müssen Antragstellende ihr KMU im Teilnehmerportal (über die Unique Registration Facility (URF) / Beneficiary Register) registrieren. Dazu müssen im ersten Schritt allgemeine Daten, wie Adresse, Handelsregister-Nummer etc. angegeben werden. Im zweiten Schritt – nach Angabe der allgemeinen Daten zum KMU – werden Antragsteller gebeten, die für die KMU-Definition relevanten Kennzahlen im "SME self assessment" einzugeben. Auf Basis dieser Selbstauskunft wird der KMU-Status festgestellt und dem KMU ein PIC zugewiesen.

Fehlermeldung KMU-Registrierung

Häufig kommt es vor, dass bei der Antragstellung für das KMU-Instrument eine Fehlermeldung erscheint, die sich auf den KMU-Status bezieht. Sie haben vermutlich Ihr Unternehmen registriert, jedoch noch nicht Mitarbeiterzahlen, Umsatz / Bilanzsumme und Vermögensverhältnisse angegeben oder aktualisiert.

Klicken Sie im Teilnehmerportal nach dem Login links oben auf "My Organisation(s)", anschließend neben ihrem Unternehmen auf den roten Button "MO" (Modify Organisation). Es öffnet sich ein neues Fenster mit Angaben zu Ihrem Unternehmen. Wählen Sie unter der Überschrift "SME" entweder die Option "Continue SME self assessment" oder "Start SME self assessment". Führen Sie anschließend im "SME self-assessment Wizzard" die Angabe Ihrer Unternehmensdaten bis zum Ende durch. Der Prozess endet damit, dass Sie die drei Häkchen bei "I confirm…", "I have read…" und "I have understood…" setzen und auf "Submit" klicken. Mit einem Klick auf "Quit" brechen Sie das Update ab.

Relevanz des KMU-Status

Relevant wird der KMU-Status, wenn ein Unternehmen im KMU-Instrument aktiv werden will. Hier ist der Status eines KMU nach EU-Definition Voraussetzung für die Antragsberechtigung. Die Feststellung des KMU-Status auf Basis der oben beschriebenen Selbstauskunft ist nicht rechtsverbindlich. Bei Förderprogrammen, wie dem KMU-Instrument, bei denen der KMU-Status Fördervoraussetzung ist, wird der Status bei erfolgreichen Antragstellern im Vorfeld der Vertragsunterzeichnung durch den Validation Service der Europäischen Kommission rechtsverbindlich geprüft.

Validierung durch die Europäische Kommission

KMU, die mit anderen Unternehmen oder Verbänden verbunden sind (Mehrheitsbeteiligungen, Unternehmensverflechtungen), können sich den KMU-Status durch den Validation Service der Europäischen Kommission rechtsverbindlich bestätigen lassen. Sobald der webbasierte KMU-Fragebogen ("SME self-assessment Wizzard") online im Teilnehmerportal bei der Registrierung ausgefüllt worden ist, können Einrichtungen den Validation Service für eine Überprüfung und Bestätigung des KMU-Status kontaktieren. Die Einrichtung kann den Validation Service über das Teilnehmerportal via "message" über den LEAR oder den Registrierenden der Einrichtung kontaktieren und folgende Dokumente im Teilnehmerportal hochladen.

  • Jahresabschluss, Gewinn-und Verlustrechnung, Angaben zur Mitarbeiterzahl (gemessen in Jahresarbeitseinheiten (JAE; die Arbeitsleistung einer vollzeitlich im Betrieb beschäftigten Person);
  • für Start-ups: eine Selbsterklärung mit nach Treu und Glauben geschätzten Jahresabschlusszahlen in Form eines Business Plans;
  • für Unternehmen mit deutlich verlängerter time-to-market: eine Erklärung über die erfolgten Investitionen und die zu erwartende Gesamtrendite.

Die Überprüfung des KMU-Status kann jederzeit gefordert werden, vorausgesetzt, der webbasierte KMU-Fragebogen ("SME self-assessment Wizzard") wurde online ausgefüllt.

Bereits im 7. EU-Forschungsrahmenprogramm registrierte KMU müssen den KMU-Status in der Regel nur dann bestätigen, wenn die Validierung mehr als zwei Jahre zurückliegt. Es gab jedoch Fälle, bei denen der KMU-Status früher zurückgesetzt wurde. Antragsteller, deren Status im Teilnehmerportal falsch ausgewiesen ist, müssen entsprechende Angaben durch eine Änderung der hinterlegten Stammdaten und das Durchlaufen des SME Wizzard (s. o.) aktualisieren. Diese Änderungen muss der LEAR der Einrichtung innerhalb seines Zugangsbereichs im Teilnehmerportal vornehmen.

Unterstützung bei den einzelnen Schritten bieten das Handbuch zur Unique Registration Facility und das Horizont 2020 Online Manual in englischer Sprache, das Details rund um den Anmeldungsprozess enthält. Unterstützung beim KMU-Fragebogen (SME Wizzard) erhalten Sie hier. Unabhängig von der Validierung des KMU-Status hat die Europäische Kommission zudem den Financial Viability Check zur Selbstkontrolle der finanziellen Leistungsfähigkeit hinterlegt. Hier werden finanzbezogene Daten abgefragt, aus denen automatisch eine Aussage zur finanziellen Leistungsfähigkeit des KMU generiert wird. Das Ergebnis ist jedoch nur ein Indiz und nicht rechtsverbindlich.