Unteraufträge (Subcontracting) im KMU-Instrument in Horizont 2020

Bunte Holzwürfel, die verstreut herumliegen

Nicht alle Aufgaben eines EU-Projekts müssen von der koordinierenden Einrichtung oder von den Partnern ausgeführt werden. Unterstützende Tätigkeiten können von externen Unterauftragnehmern übernommen werden. Dies ist schon bei der Antragstellung zu planen. Zusätzlich zu den Vergaberegeln der EU sind beim KMU-Instrument noch weitere Besonderheiten zu beachten.

Was ist ein Unterauftrag?

Bei einem Unterauftrag können Teile der inhaltlichen Projektarbeiten in Horizont 2020 an Einrichtungen außerhalb des Konsortiums (sogenannte Dritte) vergeben werden. Andere Einrichtungen können demnach mit bestimmten Tätigkeiten beauftragt werden, wenn diese nicht von den Projektpartnern durchgeführt werden können. Für die Unteraufträge gelten "business conditions" und es werden marktübliche Preise abgerechnet.

Zum Umfang und Inhalt der Unteraufträge gibt es gemäß Artikel 13 Grant Agreement (GA, Einzelantragsteller / Konsortien) soweit keine Vorgaben. Die Unteraufträge sollten jedoch in einem schlüssigen Verhältnis zum Gesamtprojektbudget und den Gesamttätigkeiten stehen und keine Kernaufgaben (z.B. zentrale Entwicklungsarbeiten, Projektkoordination) im Projekt umfassen. Wird ein Unterauftrag vergeben, ist der Beauftragende gegenüber der Europäischen Kommission / EASME für die Arbeiten selbst verantwortlich, nicht der Unterauftragnehmer.

Die Vergabe von Unteraufträgen zwischen Partnern ist nicht erlaubt. Die Vergabe von Unteraufträgen an Tochterfirmen ist ebenfalls nicht zulässig, es sei denn, es liegt ein Rahmenvertrag vor und es wurden marktübliche Preise vereinbart. Ansonsten liegt hier gemäß Artikel 14 GA der Fall des sogenannten verbundenen Dritten vor. Bereits bestehende Rahmenverträge müssen den Auswahlkriterien ebenfalls entsprechen, wenn sie im Projekt genutzt werden sollen.

Sollte ein Unterauftrag bei der Antragstellung vergessen worden sein, muss eine Vertragsänderung (Amendement) durchgeführt werden.

Auswahl des Unterauftragnehmers – "best value for money"

Bei der Vergabe von Unteraufträgen müssen zunächst alle für die betroffene Einrichtung geltenden nationalen Vorgaben zur Vergabe von Aufträgen eingehalten werden. Zusätzlich gilt, dass bei der Auswahl des Unterauftragnehmers das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu wahren ist. Das heißt, es muss nicht das billigste Angebot angenommen werden, sondern dasjenige mit dem besten Preis-Leistungsverhältnis. Außerdem darf kein Interessenkonflikt bei der Vergabe vorliegen. Diese Vorgaben müssen zwingend eingehalten werden und nachgewiesen werden können.

Besonderheiten im KMU-Instrument

Der Unterauftraggeber ist angehalten, bei der Beauftragung eines Unterauftrags darauf zu achten, dass alle notwendigen Eigentums- oder Nutzungsrechte auf ihn übertragen werden, damit er die Projektarbeiten zu Ende führen kann und mit der Dienstleitung oder dem Produkt an den Markt gehen kann (Artikel 26.3 GA). Sollte dies nicht möglich sein, ist der Unterauftraggeber angehalten, den Vertrag mit einem anderen Unternehmen abzuschließen.

Eine Besonderheit im KMU-Instrument Phase 2 besteht darin, dass die im Antrag genannten Unteraufträge von späteren Audits ausgenommen sind, sofern das Auswahlverfahren der Unterauftragnehmer plausibel dargestellt wurde. Die Vorab-Überprüfung bei der Antragstellung ist daher von großer Bedeutung.

Darstellung im Antrag - Ausschlusskriterium

Die ausführliche Darstellung der Unteraufträge im Phase-2-Antrag ist enorm wichtig und kann bei Mängeln dazu führen, dass der Antrag abgewertet wird. In der Evaluierungsphase sind die Gutachterinnen und Gutachter angehalten, auch die Darstellung der Unteraufträge zu bewerten und anhand der Angaben zu prüfen, ob vor allem das beste Preis-Leistungs-Verhältnis (best value for money) eingehalten wurde. Bei unzureichender Darstellung der Unteraufträge sollen die Gutachter den Antrag "below-threshold" bewerten.

In den Anträgen werden die Informationen zu den Unterauftragnehmern daher dahingehend geprüft:

  • Welche Projekttätigkeiten werden durchgeführt? Bezugnahme auf die Task-Notwendigkeit (Task x, y…).
  • Angaben zu den geschätzten Kosten eines jeden Unterauftrags in Part B und eine Gesamtschätzung pro Zuwendungsempfänger (Partner) in Part A.
  • Eine Rechtfertigung für die Notwendigkeit eines Unterauftrags (Part B).
  • Die Darstellung des Auswahlprozesses zum besten Preis-Leistungs-Verhältnis.

Bei bereits namentlich bekannten Unterauftragnehmern:

  • Darstellung des Bezugs zum "action task" (Projektaufgabe im Antrag).
  • Auswahlprozess.
  • Name des Unterauftragnehmers.
  • Preis und Leistung.
  • Eine Erklärung, warum der Unterauftragnehmer und der Preis dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis entsprechen.

Bei noch nicht namentlich bekannten Unterauftragnehmern:

  • Darstellung des Bezugs zum "action task" (Projektaufgabe im Antrag).
  • Auswahlprozess und eine Erklärung, wie der Unterauftragnehmer gefunden werden soll.
  • Preis und Leistung.

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